E メールの書き方
日常生活でもよく使う E メールですが、ビジネスの世界では様々なルールやマナーがあります。
今からきちんとしたマナーを身につけて上手に活用し、就職活動の武器にしましょう。ただし、何から何まで E メールで済ませようとするのは考えものです。
手書きで丁寧に時間をかけて書いた手紙が相手に好印象を与える場合もありますので、両方を使い分けるとよいでしょう。
POINT
- ● E メールソフトの機能を覚えて活用しましょう。
- ●ウイルスには注意して、見覚えのないアドレスからのEメールを不用意に開け ないようにしましょう。
- ●絵文字、顔文字、「!」「?」などは使わないようにしましょう。
- ● 件名は、内容が伝わるように簡潔なものにしましょう。
- ● 送信する前に必ず読み返し、誤字・脱字がないか確認をしましょう。
E メールを書く
E メールには、手紙と異なったデジタルツール特有のマナーや作成のコツがあります。下記のポイントと実例で示した注意点をよく読んで作成しましょう。
(1) 内容のわかる件名に
E メールを送っても、相手に必ず読んでもらえるとは限りません。件名は早く確実に読んでもらうために、具体的な日時・内容(説明会・ES 提出・面接など)を明記しましょう。
(2) 要点を簡潔に
E メールでは、最低限の挨拶を済ませた後、すぐに用件を切り出すようにします。手紙ではマナーとなっている「拝啓~敬具」や「寒冷の候、貴社ますま…」といった時候の挨拶は必要ありません。言葉づかいに気を付けるのはもちろんですが、回りくどい言い回しは避け、要点を簡潔にまとめた文章を書くように心がけましょう。
お礼のメールを送る
E メールで請求した資料が届いたり、会社説明会などの案内が E メールで返信されてきたときには、お礼の E メールを送るとよいでしょう。採用に結び付くかどうかは別にしても、印象に残っているという人事担当者も多いようです。お礼の言葉とともに、さりげなく自分を PR することもできます。どうしてこの業界に興味があるのか、なぜ資料請求をしたのかなど、一言付け加えるだけでも印象が違ってくるものです。また、OB・OG 訪問をしたときなど、E メールでお礼の気持ちを伝えることもできます。手紙と違って、E メールなら会った当日に送ることができます。ただし、事前に E メールで連絡を取ってもよいかどうか確認しておくのが礼儀です。
大学専用のGmail で一元管理する
就職活動中は、就職情報サイトからのEメール、企業からの E メールなど、様々な情報が届きますが、これらすべてを大学専用の Gmail で一元管理してください。なぜなら、プライベートのメールアドレスは、アカウント名称が就職活動にふさわしくなかったり、就職活動中にアドレスを変更して、企業の人事担当者に迷惑をかけることもあるからです。また複数のメールアドレスを使い分けるとかえって管理が大変です。
E メールの書き方例
①送信する前にもう⼀度⾒直して誤字・脱字がないか必ずチェックしましょう。
②メールアドレスが間違っていないかを確認しましょう。
③件名は簡潔に、内容の予測がつくようにしましょう。
④名前がわかっている場合は、肩書きの後に「○○様」と書きましょう。( ※団体宛は「御中」、個⼈宛は「様」)
⑤適当なところで 1 ⾏空けると読みやすくなります。
⑥メールでは「拝啓(敬具)」や時候の挨拶は省略し、⾃⼰紹介など最低限の挨拶にとどめて本題へ⼊りましょう。
⑦依頼内容や質問はわかりやすくしましょう。
⑧ 1⾏の⽂字数は 30 ~ 50 ⽂字くらいが読みやすいです。
⑨最後に「⼤学名・学部・学科、名前、E メールアドレス、住所、電話番号」を付記しましょう。署名機能を使うと便利です。
※かな、漢字は全⾓。英数字は半⾓。記号や半⾓カナは⽂字化けすることがあるので使⽤しないこと。