送付状・お礼状・封筒の書き⽅
送付状やお礼状、封筒の書き⽅には正式なルールがあり、踏まえておくべき基本的な形式があります。このページでその基本を確認してから書き始めるようにしましょう。
POINT
- ● ⽇本語は縦書きが基本ですが、送付状の場合は横書きが⼀般的であることを 知っておきましょう。
- ● エントリーシートや履歴書を企業に郵送するときは、送付状を⼀枚添えて送りましょう。そのとき、必ず控え(コピー)をとっておきましょう。
基礎知識を⾝につける
普段、書き慣れていない⼈にとって難しく思えるのが、⼿紙の書き⽅です。しかし、形式さえ知っていれば、誰にでも簡単に書けるものなので基本を習得しましょう。就職活動の中で⼀番使⽤するのは、送付状です。エントリーシートや履歴書を企業に郵送する場合は、送付状を⼀枚添えて送ります。そのとき、必ずエントリーシートと履歴書の控え(コピー)をとっておきましょう。⾯接時には、エントリーシートと履歴書の内容をもとに質問されます。⼤切に保管してください。また、OB・OG 訪問したときなどは、相⼿に感謝の気持ちと誠意を伝えるためにお礼状を送付しましょう。
送付状の書き⽅ ( 例 )
①⽇付
年号は⻄暦ではなく、和暦。
②宛名
株式会社を(株)としたり、会社名を略したりしない。また、宛先が部や課の場合は、宛名の敬称は「様」ではなく「御中」にしましょう。
③頭語で始め、結語で締めましょう
〈頭語〉 封書や初対⾯の場合…拝啓 略式、急ぎの場合…前略。
〈結語〉 「 拝啓」で始めた場合は「敬具」、「前略」の場合は「草々」。
④相⼿の様⼦をたずねる⾔葉
「貴社いよいよご清栄(ご隆盛、ご盛業など)」「○○様にはますますご健勝(ご清栄、ご繁忙)」(「前略」で始めた場合は、省略)。
⑤簡潔な応募の意志や⾃⼰ PR
本番の⾃⼰ PR はエントリーシートにあるので、何百通も受け取る採⽤担当者のことを考え、簡潔に書きましょう。
⑥末⽂
本⽂⽤件を結ぶ⾔葉。「ご多忙の折、恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。」など(「前略」で始めた場合は、省略)。
⑦記書き
採⽤担当者が⾒て同封されているものがすぐにわかるように明記しましょう。
⑧住所と学校名、名前
住所は郵便番号も含めて、⼤学名は、学部と学科まで明記しましょう。
お礼状の書き⽅ ( 例 )
①頭語で始め、結語で締めましょう
〈頭語〉 封書や初対⾯の場合…拝啓 略式、急ぎの場合…前略。
〈結語〉 「拝啓」で始めた場合は「敬具」、「前略」の場合は「草々」。
②時候の挨拶
新春の候(1 ⽉)、向春の候(2 ⽉)、早春の候(3 ⽉)など。「前略」で始めた場合は省略。
③相⼿の様⼦をたずねる⾔葉
会社宛の場合は「貴社ますますご盛栄(ご清栄、ご隆盛など)」。「前略」で始めた場合は省略。
④お礼
「貴社の資料をご送付いただき、ありがとうございました」など。
⑤末⽂
本⽂⽤件を結ぶ⾔葉。「末筆ながら貴社の⼀層のご発展をお祈りいたしております」など。
⑥⽇付
年号は⻄暦ではなく和暦で、上に揃えて書く。縦書きで数字を書くときは漢数字。
⑦学校名、名前、住所
署名は下に揃えて書く。⼤学名は、学部と学科まで、住所は郵便番号も明記しましょう。
⑧宛名
宛名は上に揃えて書く。株式会社を(株)としたり、会社名を略したりしない。また、宛先が部や課の場合は、宛名の敬称は「様」ではなく「御中」にしましょう。
封筒の書き⽅ ( 例 )
①住所
住所は 1 ~ 2 ⾏で、宛名の⽂字よりも⼩さく書きましょう。横書きの場合、漢数字ではなく算⽤数字でも⼤丈夫。都道府県名を略さずに「○丁⽬○番○号」まで記しましょう。
②宛名
宛名は封筒の中央に、住所よりも⼤きく書きましょう。
③敬称
敬称は、個⼈宛は「様」、部や課などの団体宛は「御中」としましょう。
※封筒は、縦書きでも横書きでもかまいません。
※⼤学指定の封筒以外の場合は、表に郵便番号と宛先、宛名を、裏に差出⼈の住所、⽒名を書きましょう。